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データ移行ガイド

既存システムからhacomonoへメンバー情報のデータ移行をご検討中のお客さまは、以下を参考にデータ移行を計画・実施ください。

対象読者

このガイドは、以下のご担当者を対象としています。

  • データ移行対象となる既存システムの仕様、データ構造を理解しているシステム管理者
  • hacomonoのメンバー情報、各種マスタ情報の基本的な仕様を理解しているhacomono導入担当者

データ移行の流れ

hacomonoのインポート機能を利用して、以下の流れでメンバー情報のデータを移行します。

  1. 既存システムから移行対象のデータを抽出する
  2. hacomonoのインポート仕様に合わせて抽出データを加工する
  3. 加工結果をCSVファイルとして出力する
  4. CSVファイルをhacomonoにインポートする

データ移行の流れ

hacomono検証環境での検証・運用テスト

データ移行を実施されるお客さま向けに、インポートの動作確認・検証や、実際のマスタを用いた運用テストにご利用いただける検証環境を有償でご提供しています。詳細については当社担当者にお問い合わせください。

移行できるデータ

以下のデータはhacomonoに移行することが可能です。

  • メンバーの基本情報（氏名やメールアドレスなど）
  • メンバーの銀行口座情報
  • メンバーの契約プラン情報
  • メンバーのプラン割引情報
  • メンバーの所持チケット情報
  • メンバーの配布クーポン情報
  • その他

移行可能なデータの種類については、管理サイトのサイドバーから［運営］＞［メンバー］を選択し、画面右上の［インポート］をクリックすると表示されるインポート設定画面の［インポートタイプ］で確認できます。

移行できないデータ

以下のデータはhacomonoに移行することができません。これらの過去データが運用上必要となる可能性がある場合は、移行後も旧システムを閲覧できる状態にしておくなどの対応をご検討ください。

  • メンバーのレッスン受講履歴情報
  • メンバーが過去使用したチケットの履歴情報
  • メンバーのパスワード情報
  • メンバーのクレジットカード情報

インポートファイルの形式

データ移行時に使用するインポートファイルの形式はCSVのみサポートしています。

文字コードはUTF-8、Shift_JIS、CP932から選択可能です。

CSV項目仕様

CSVファイルの入力項目や入力形式については、「メンバー情報の入力項目と入力形式」を参照してください。

インポート手順

データのインポート手順については、「メンバー情報を一括登録する」を参照してください。

移行スケジュールの検討

システム間のデータ移行は慎重に実施する必要があります。以下を参考に、移行スケジュールをご検討ください。

  • hacomono検証環境での運用テスト：
    • 運用ルールに即したマスタデータを登録する
    • 導入担当者・店頭スタッフで運用テストを実施する
    • 検証環境から各種マスタをエクスポートし、本番環境にインポートする
    • その他、必要があれば手動でマスタ登録を行う
  • hacomono検証環境でのデータ移行のテスト：
    • 既存システムのデータを基に必要に応じて加工を行い、データ移行用のCSVファイルを作成する
    • 検証環境で、CSVファイルのインポートテストを実施する
    • インポートしたデータを利用して検証環境のメンバーサイトで動作テストを実施する
  • hacomono本番環境でのデータ移行：
    • 本番データ移行実施日を確定する
    • 作業中のデータ更新を避けるため、当日既存システムの停止が可能か検討する
    • 既存の会員さまに対して、新システムへの移行アナウンスを実施する
    • 本番データ移行作業を実施する
    • 当日必要があれば既存システムを停止する
    • 既存の会員さまに対して、新システムのURL・仮パスワード等をご案内する

4月から運用開始の例：

以下は、3月中旬に本番データ移行を実施し、4月1日からhacomonoのみで稼働させる場合の移行スケジュールの例です。3月末までの予約は旧システムで受け付け、4月以降の予約はhacomonoで受け付けます。

4月から運用開始の例

データ移行チェックリスト

データ移行を実施する際は、以下のチェックリストを利用して、必要な準備や検討事項に漏れがないかをご確認ください。

移行対象データ

  1. 移行対象のデータの種類と件数を洗い出した
    データの種類・件数のボリュームは、移行の工数・スケジュールに影響します。
  2. データ移行用のCSVファイルの準備方法を決めた
    移行の工数・スケジュールに影響します。
  3. 既存システムからのデータのエクスポートは、ベンダーに依頼が必要かを確認した
    ベンダーへの依頼が発生する場合は、データ移行用のCSVファイル作成のスケジュールに組み込みます。

口座振替を運用している場合

既存システムで口座振替を運用している場合は、以下を実施してください。

  1. hacomonoの口座振替仕様を理解した（「オンライン口座振替の概要」「書類手続きの口座振替の概要」を参照）
  2. 銀行口座等のデータ移行を実施した
  3. hacomono上でリハーサル運用を実施し、移行前後で金額・件数に差異がないか確認した

データ移行方式の検討

システムの切り替えタイミング：

  1. システムの切り替えタイミングを決定し、逆算してスケジュールを作成した
    データ移行は既存のお客さまに影響するため、無理のないスケジュールで進めることをお勧めします。
  2. 月ごとに予約数の上限がある場合、1日付けでの切り替えを検討した
    月の途中で移行すると、新規システムと既存システムの両方で予約権利を保持することになります。

月会費決済：

  1. 切り替え前後で月会費決済をどちらのシステムで実施するか決めた
    hacomonoは翌月分を先に請求する先払い方式です。例えば、5月20日を移行実施日とした場合、当月の口座振替手続きは既存システム側で実施する必要がある、といったケースが考えられます。

並行稼働とお客さまへのアナウンス：

  1. 既存システムの並行稼働期間を設定した（目安：2〜3ヶ月）
    移行できないデータや運用が残る場合は、必要に応じて延長をご検討ください。
  2. システム移行に関するお客さまへのアナウンス方法を検討した

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