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キャンセル待ちの通知方法を設定する

予約枠が満席となった場合にキャンセル待ち登録をしておくと、キャンセルが発生した場合に優先的に予約を取ることやメール通知を受け取ることが可能になります。

キャンセル待ち人数の上限はありません。

注意：キャンセル待ち登録機能は「固定枠予約」のみでご利用いただけます。「自由枠予約」でのご利用はできませんのでご注意ください。

手順

注意：システム設定の変更は、すべての店舗に影響が及ぶことにご注意ください。システム設定は、すべての店舗の表示・動作に適用されます。

1.キャンセル待ちの通知方法を設定する

▼設定箇所

［システム］＞［システム設定］＞［予約設定］＞［キャンセル待ちの通知方法］

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■［一斉通知］

キャンセル待ちの全メンバーにキャンセル発生のお知らせメールを一斉送信します。

ポイント

キャンセルで空いた予約枠を一般公開する前にキャンセル待ち登録しているメンバーだけ予約可能にする場合は「キャンセル発生後、  分または  時間後に一般公開」の項目に1以上の数値を設定します。

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「0分」または「0時間」で設定した場合は、キャンセルが発生するとキャンセル待ち登録の有無関係なく一般公開されます。

 

 

■［1名ずつ通知］

キャンセル待ちの登録順に、1人ずつキャンセル発生のお知らせメールを送信します。次のキャンセル待ちのメンバーにメールが送信されると、予約権利は次のキャンセル待ちのメンバーに移動します。

［次の申込者に予約権利が移動するまでの時間］
キャンセル発生のお知らせメールの送信後、次のキャンセル待ちのメンバーにメールを送信するまでの時間を設定します。

［除外する時間帯］
［次の申込者に予約権利が移動するまでの時間］にカウントされない時間帯を設定します。例えば、［除外する時間帯］に深夜などの時間帯を設定しておくと、該当の時間帯にキャンセルが発生した場合でも、1番目のキャンセル待ちのメンバーは［除外する時間帯］+［次の申込者に予約権利が移動するまでの時間］の間、予約することができます。［除外する時間帯］の時間帯でも予約は可能です。

注意：［除外する時間帯］にキャンセルが発生した場合でも、キャンセル発生のタイミングでお知らせメールはキャンセル待ちのメンバーに送信されます。

例：以下の設定で23時にキャンセルが発生した場合

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23時にキャンセルが発生したタイミングで、1番目のキャンセル待ちのメンバーにお知らせメールが送信されます。1番目のキャンセル待ちのメンバーは、23時から7時30分になるまで予約権利が付与されます。1番目のキャンセル待ちのメンバーが予約しなかった場合は、7時30分に2番目のキャンセル待ちのメンバーへ予約権利が移動、お知らせメールが送信されます。
その後、30分ごとに次のキャンセル待ちのメンバーに予約権利が移動、お知らせメールが送信されます。

注意：「1名ずつ通知」の場合、キャンセルが複数出て空いている予約枠が2つ以上になっても、予約できるキャンセル待ちのメンバーは常に1人です。そのメンバーが予約するか、予約しないまま予約期限が来るまで、次のキャンセル待ちのメンバーにキャンセル発生は通知されません。

［予約権利のある時間内に予約しなかったメンバーの扱い］

キャンセル待ちの順番が1番目のメンバーにキャンセル発生メールが送信されてから指定の時間内に予約されなかった場合、キャンセル待ちを解除するかどうかを設定します。

  • ［キャンセル待ちから削除する］：キャンセル待ちの登録が削除されます。
  • ［キャンセル待ちから削除しない］：次のメンバーに予約権利が移っても、キャンセル待ちの順番が1番のままキャンセル待ち登録が維持されます。

例：
［次の申込者に予約権利が移動するまでの時間］に2時間を設定（除外する時間帯なし）
スペース1 → スペース2の順にキャンセルが発生
Aさん → Bさん → Cさんの順にキャンセル待ち登録
Aさんが通知を受け取った後、2時間以内に予約せず、次のBさんが予約した場合

  • ［キャンセル待ちから削除する］：②のタイミングでAさんのキャンセル待ち登録が削除されます。
  • ［キャンセル待ちから削除しない］：Aさんは②⑥のタイミングで予約期限が切れても1番目のキャンセル待ちとして残ります。

 

■［1名ずつ拡大］

キャンセル待ちの登録順に、1人ずつキャンセル発生のお知らせメールを送信します。次のキャンセル待ちのメンバーにメールが送信された後も、引き続き予約が可能です。

［次の申込者に通知するまでの時間］
キャンセル発生のお知らせメールの送信後、次のキャンセル待ちのメンバーにメールを送信するまでの時間を設定します。

［除外する時間帯］
［次の申込者に通知するまでの時間］にカウントされない時間帯を設定します。詳しくは［1名ずつ通知］の［次の申込者に予約権利が移動するまでの時間］の説明を参照してください。

 

2.(任意)キャンセル待ち登録画面の文言設定をする

予約が埋まっている場合にメンバーサイトのレッスン詳細画面に表示するメッセージをカスタマイズで設定することも可能です。

設定しない場合は以下の文言が表示されます。

▼設定箇所

［システム］＞［テーマ設定］＞［予約画面設定］＞［予約満員時のメッセージ］

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▼メンバーサイトの表示

 

3.(任意)メールテンプレートの文言を設定する

キャンセル発生時に送信するメールをカスタマイズすることも可能です。

▼設定箇所

［マスタ］＞［メールテンプレート］＞［共通］

［キャンセル発生通知(一斉通知)］［キャンセル発生通知(1名ずつ通知)］［キャンセル発生通知(1名ずつ拡大)］のそれぞれのメールテンプレートで設定します。

 

4.レッスン編集画面の設定を確認する

▼設定箇所

［運営］＞［スケジュール］＞［レッスン編集画面］

［キャンセル待ち登録を許可する］にチェックが入っていることを確認します。

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キャンセル待ちメンバーの確認方法

［各スケジュール詳細画面］＞［キャンセル待ち画面］より、登録メンバーと登録日時をご確認いただけます。

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